Noem  drie fasen die in een besluitvormende vergadering doorlopen moeten worden, zet ze in de juiste volgorde en leg uit waarom dat de juiste volgorde is.

1.Procedure
Bij de introductie van een agendapunt moet meteen de procedure duidelijk worden gemaakt. Hier worden de stappen doorlopen om tot een besluit te komen en hoe uiteindelijk over dat punt zal worden beslist.


2.Probleemstelling
Als de procedurele afspraken zijn gemaakt, maakt de voorzitter het hoe en waarom van het agendapunt duidelijk om misverstanden te voorkomen.


3.Beeldvorming

Een veel voorkomen fout van veel voorzitters is dat ze er van uitgaan dat alle deelnemers de stukken hebben gelezen. Daarvoor is de beeldvorming fase voor, om het probleem te  inventariseren: waar hebben we het precies over? Essentieel voor de fase van beeldvorming is dat de voorzitter naar objectieve feiten vraagt als:
-Wat is er precies aan de hand?
-Waar doet het grootste probleem zich voor?