Noem enkele redenen voor het bewaren en registreren van gegevens en noem enkele voorbeelden:

VASTLEGGEN VAN PERSOONSGEGEVENS MEDEWERKERS EN OUDERS

• houd gegevens actueel
• met deze gegevens ben je in staat ouders en personeel te bereiken

VOLDOEN AAN WETTELIJKE VEREISTEN

• wettelijk bepaald gegevens voor bepaalde periode bewaren
• vooral financiële aard, personeelsadministratie en gegevens betreffende bedrijfsvoering
• papier en digitale informatie
• voorschriften vind je bij de belastingwetgeving, het burgerlijk wetboek en de kamer van koophandel

VASTLEGGEN VAN BELEID, AFSPRAKEN EN WERKWIJZEN

• voor activiteiten en feesten die jaarlijks terugkeren, draaiboek
• pedagogisch beleidsplan staan uitgangspunten voor verzorging en opvoeding, daarnaast richtlijnen voor de omgang met de kinderen, regels en gebruiken mbt verjaardagen en feestdagen
• protocollen staat hoe met specifieke onderwerpen als het voorkomen van wiegendood, inbakeren, voeding en traktaties wordt omgegaan
• voor de gehele organisatie is het inkoopbeleid vastgesteld, bepaalde producten worden centraal ingekocht zodat kwantumkortingen bedongen kunnen worden, op locatie kunnen medewerkers ook naar de markt gaan of bakker op de hoek
• ouderbeleid staat dat er een centrale cliëntenraad is en per locatie een oudercommissie, per kwartaal informatiebulletin uitgegeven, ook de klachtenregeling is opgenomen in het ouderbeleid

ONTWIKKELINGEN VAN KINDEREN KUNNEN VOLGEN

• door middel van gegevens vastleggen in een kind volgsysteem, overdrachtsformulier, observatieformulier of portfolio per kind
• ook overdrachtsschriften tussen pm en ouders
• gegevens worden gebruikt in werkbesprekingen en bij oudergesprekken het gaat om privacygevoelige gegevens die zorgvuldig opgeborgen moeten worden

VERANTWOORDING AFLEGGEN EN CONTROLE MOGELIJK MAKEN

• verantwoording afleggen aan leidinggevende
• hoe lager in organisatie hoe minder papier
• grootste documenten zijn financiële jaarrekening en inhoudelijk jaarverslag, of reorganisatie of fusie, de directeur is verantwoordelijk
• pm en asl leggen in werkbesprekingen en functioneringsgesprekken de verantwoording of over hun handelen, mondeling of gestandaardiseerd formulier
• resultaten worden schriftelijk vastgelegd en bewaard, jaar erop erbij gehaald
• financiële adm is belangrijk voor controle over inkomsten en uitgave

BEWIJZEN VASTLEGGEN

• bijv. de garantie van een product nog niet verlopen is
• voor accountant moeten veel stukken als bewijsmateriaal bewaard worden
• notuleren van vergaderingen kunnen bewijzen staan over afspraken en besluiten

HISTORIE VASTLEGGEN

• organisatie, groep kinderen maken geschiedenis
• wordt vastgelegd met camera, op film, in tekeningen of verhaaltjes