Gegeven deze kosten en de te bepalen marktprijs is berekening van het break-evenpoint (BEP) mogelijk. Dit punt, waar noch winst noch verlies wordt gemaakt, verbindt in feite de kosten vanuit de vraagkant met de kosten vanuit de organisatie. De dienstverlener zal op lange termijn toch minimaal deze omzet of afzet moeten realiseren. De formules van zowel de break-evenafzet als die van de omzet waar quitte wordt gespeeld, zijn:
Break-evenafzet = constante kosten = C .
(marktprijs per eenheid - variabele kosten (p-v)
Break-evenomzet = Break-evenafzet x marktprijs
Let op: de break-evenafzet is altijd in aantallen of stuks, terwijl de uitkomst van de break-evenomzet in een monetaire eenheid (meestal dus in €) wordt weergegeven.
Naast een indeling naar vaste en variabele kosten, zijn kosten ook nog onder te verdelen in directe en indirecte kosten. Bij directe kosten is een sterk verband aan te geven tussen gemaakte kosten (activiteit) en één dienst/product. Dit verband is bij indirecte kosten (administratie-, onderhoudskosten enz.) niet te leggen. Dienstverlenen kent daarom vaak hoge indirecte kosten. Indirecte kosten kunnen niet worden gerelateerd aan één dienst, maar moeten wel in de kostprijs van de verschillende diensten zijn doorberekend.
Activity-Based Costing (ABC) onderscheidt zich van de meer traditionele kostprijscalculatiesystemen door de wijze van toerekening van deze indirecte kosten. Vandaar dat Activity-Based Costing wordt omschreven als methodiek die voortvloeit uit de efficiency pricing-strategie. ABC let niet, in tegenstelling tot de traditionele goederenadministraties, op het volume (productie of verkoop) maar rekent de indirecte kosten toe op basis van de mate waarin gebruik wordt gemaakt van bepaalde ondersteunende diensten. Hier vormen machine-uren of productie-uren dus niet de sleutel, maar het aantal keren dat bijvoorbeeld de hulp van de reparatiedienst daadwerkelijk is ingeroepen. ABC geeft hierdoor een beter inzicht in zowel de kostenstructuur als de kostenveroorzakende factoren. Dit laatste is essentiële informatie bij het eventueel loskoppelen of juist samenvoegen van kern- en additionele diensten.
De kostprijsbepaling op basis van ABC kan als volgt worden beschreven. ABC traceert de kosten van diensten via de activiteiten die nodig zijn om de dienst voort te brengen. De methode legt een verband tussen activiteit en kosten. Het bepalen van de tarieven voor de verschillende recepten op de menukaart geschiedt in menig restaurant volgens het principe: de spijs bepaalt de prijs. In feite komt het neer op een traditionele kostenplaatsmethode, waarin grondstoffen het uitgangspunt van de prijs zijn. ABC zou de prijs anders bepalen. Niet de spijs is uitgangspunt, maar de activiteiten die verricht moeten worden. Zo drukt het uurloon van de kok veel meer op de voorbereiding van een garnalencocktail dan de kosten van de ingrediënten van deze cocktail. Bij ABC wegen de verrichte activiteiten dus zwaarder mee dan de spijzen.
Aangezien ABC is gebaseerd op activiteiten, worden de kosten ook verzameld per activiteit. Vervolgens bekijkt de dienstverlener per dienst hoeveel de desbetreffende dienst gebruikmaakt van deze activiteit. De activiteiten vormen het uitgangspunt van de kostencalculatie. Het proces van het bepalen van een ABC-kostprijs kent dus vijf fasen:
- Inventariseer welke activiteiten voor de voortbrenging noodzakelijk zijn.
- Stel per activiteit de kosten en de kostenveroorzaker (cost driver) vast.
- Combineer activiteiten met een zelfde cost driver tot activity cost pools.
- Bereken per cost pool de kosten van de betreffende cost driver.
- Sommeer per product de kosten van de relevante cost drivers.
Tegenwoordig is ABC binnen dienstverlenende organisaties een veelvuldig gebruikte manier om kosten toe te rekenen. ABC is ook zeer goed te gebruiken in combinatie met accountmanagement. ABC verschaft dan inzicht in de verdeling van de (marketing)kosten per account, zoals de kosten van promotie, het onderhouden van de relatie en het leveren van aftersalesdiensten.
