Geef 7 goede tips voor het rapporteren

1. Onderscheid feiten en meningen

• wees objectief, beschrijf concrete feiten zonder mening of interpretatie. Gebruik geen bijvoeglijke naamwoorden als mooi, groot, dik, slecht, goed, enz. Dit kan reden tot discussie geven, beperk je dus tot de feiten.

2. Houd rekening met de doelgroep die het leest

• jargon (vaktermen) alleen bij collega's of leidinggevende niet voor cliënten zelf of familieleden. Schrijf je rapport in korte, bondige zinnen

3. Formuleer je rapport niet als brief

• Formuleer algemeen, richt je tot een algemen lezer. Je richt je niet tot de opdrachtgever van het rapport.

4. Maak een goede rapportindeling

• Deel je rapport in, inleiding, middenstuk en een slot.
• Houdt in het middenstuk een logische volgorde aan. Maak onderscheid tussen hoofd-en bijzaken. Waar gaat het om (hoofdzaak)? En wat heeft hiermee te maken (bijzaak)?

5. Laat het slot geen verrassing zijn

• geen nieuwe gegevens toevoegen, de conclusie moet wel logisch voortvloeien uit wat er beschreven staat in het middenstuk.

6. Belangrijke gegevens op de eerste pagina

• titel van het rapport;
• naam van de organisatie;
• afdelingsnaam:
• naam opsteller rapport;
• plaats, maand en jaartal.

Een horizontal lijn onder deze gegevens zodat duidelijk is dat er onder de lijn het rapport begint. Dit doe je alleen bij een kort rapport, bij een lang rapport staat het titelblad op 1 pagina.
7. Overdrachtsrapport
Een overdrachtsrapport is een eenvoudige vorm van rapporteren maar het is wel een belangrijke. Houd rekening met de volgende punten:

• Hanteer correct taalgebruik, schrijf respectvol over je cliënten.
• Vermeld alleen het afwijkende dus niet de normale gang van zaken. Dit kost tijd en je loopt het risico dat de informatie waar het wel om draait niet wordt opgepikt.
• Schrijf beknopt, scheid hoofd- en bijzaken.
• Schrijf leesbaar, duidelijke handschrift en geen afkortingen.