7.5.3 Vergadertechnieken

Vergaderen kunnen verschillende functies hebben:

-          Samen zijn: een vergadering heeft een sociale functie. Het geeft leden gevoel van erbij horen

-          Samen weten: binnen een groep is een grote hoeveelheid kennis en weten aanwezig.

-          Samen werken: een groep heeft een groter creatief vermogen dan een individu.

-          Samen uitvoeren: wie betrokken is geweest bij de besluitvorming voelt zich vaak ook meer betrokken bij de uitvoering ervan.

Om een vergadering zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen, wordt een vergadering in een bepaalde structuur gegoten. Dit fuikmodel bestaat uit de volgende fasen:

1.       Opening

Welkomstwoord, inventarisatie aan- en afwezigen, vragen of iedereen notulen tijdig heeft ontvangen, vragen naar op- of aanmerking op notulen, herhalen van eindtijd van vergadering.

2.       Startvraag

Keuze van onderwerp waarover zal worden gesproken

 

3.       Beeldvorming

Materiaal inventariseren, niet discussiëren en gebruikmaken van visuele media

4.       Ordening

Materiaal samenvatten en ordenen, doel en criteria herhalen, discussie opstarten, probleemoplossing stimuleren.

5.       Meningsvorming

Tussentijds samenvatten, discussie relevant houden, tijd bewaken, doelgericht werken, aanvallen en meningsverschillen zakelijk benaderen.

6.       Besluitvorming

Het proces waarbij een beslissing wordt voorbereid

7.       Ontknoping

Een beslissing wordt genomen of definitief vastgelegd.

8.       Afsluiting

Een beknopte samenvatting van genomen besluiten en gemaakt afspraken, rondvraag, vaststellen nieuwe vergaderdatum.

Een belangrijk punt bij vergaderingen is de wijze waarop een besluit genomen wordt. Beslissingen kunnen op de volgende wijze tot stand komen:

-          Democratische besluitvorming: de helft plus één van het aantal stemmen bepaalt de uitslag

-          Meerderheidsbesluit: hierbij dient twee derde van het aantal stemmen te beslissen

-          Unanimiteitsbeginsel: alleen wanneer iedereen voor of tegen is, wordt een besluit als geldig beschouwd.

-          Consensusbeginsel: een besluit wordt als geldig beschouwd indien niemand principieel bezwaar heeft tegen het besluit

-          Besluiten met recht van veto: een tegenstem geldt al als een afstemming

-          Delegatie: het nemen van het besluit wordt gedelegeerd naar één persoon of een groepje van personen

-          Autoriteit: het nemen van een besluit ligt bij één persoon. De vergadering fungeert als adviesorgaan van eenhoofdige leiding.